Cómo convertir word a pdf
Hoy en día con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la escritura en papel está perdiendo fuerza gracias a la aparición de procesadores de texto como Word, uno de los programas que incluye el paquete de office. Con estos programas, millones de usuarios pueden escribir textos de diversos tamaños pudiéndose enviar de forma rápida,sin necesidad de perder mucho tiempo ni esfuerzo en el proceso.
Aunque no son todo ventajas, algunas veces usuarios como universitarios, oficinistas u otras personas cuya ocupación laboral o formativa este supeditada a un ordenador, ya que pueden verse afectadas cuando en un momento dado,el usuario manda información a otro compañero o individuo y cuando este abre el archivo de word , su contenido se ve distorsionado o parcialmente incompleto.
Este tipo de incidentes, pueden originar problemas en el proceso de transmisión de información, por ejemplo, hemos mandado un trabajo de clase a un profesor, en ese trabajo hay que construir una tabla con un conjunto de textos, los cuales aportan una información de especial importancia para el trabajo. Entonces el profesor recibe un trabajo,en el cual los textos de esa tabla están dispersos por toda la hoja de Word. Entonces no se entiende la información que se quiere trasmitir y falta coherencia en los textos que explican lo que se pide en el trabajo. Si se diera este supuesto, es bastante probable que el profesor te suspenda el trabajo, aunque hayas dedicado muchas horas de tu tiempo y un gran esfuerzo a la elaboración del mismo.
Ante este problema, lo más inteligente sería buscar una forma de que la información escrita en el procesador de texto, pueda mantenerse inalterada al enviarse por correo. La forma más fácil cambiar el tipo de archivo a pdf una vez terminado todo el documento que se pretende enviar, imprimir o mostrar al resto de usuarios.
Dos de los formatos de archivos de texto más populares del mundo son el formato word y el formato pdf. Estos formatos son admitidos por la mayoría de lectores de documentos existentes en el mercado y son formatos muy extendidos.
Hablaremos en primer lugar del formato word, el cual realmente se llama formato .doc o formato .docx. El formato .doc es el formato antiguo, el cual usaba microsoft word hasta el año 2003. El formato .docx se creó en el 2007, como un formato especial de doc, pero con el propio xml de microsoft incorporado.
En cuanto al pdf, es un formato de solo lectura, es decir, que es un formato que no vamos a poder modificar de ninguna manera, sino que solo vamos a poder leerlo. Los archivos pdf se leen con programas como el Adobe Reader o el primo PDF entre otros.
Los archivos .doc los puede editar todo el mundo que tenga acceso al archivo. En cambio, el archivo .pdf va a ser más complicado de editar, ya que la gente que lo quiera modificar, ya va a tener que pasarlo a formato Word para realizar esta tarea.
Por este motivo, en algunas ocasiones es necesario convertir nuestros archivos de microsoft word a formato pdf. De esta manera, el archivo va a estar totalmente protegido contra escritura, ya que es un formato de sólo lectura.
Algunos ejemplos de esta necesidad los encontramos principalmente en trabajos de universidad, en los cuales mucha gente podría plagiarlos como si fuera suyos o incluso borrar contenido para fastidiarte. En un formato pdf esto nunca podría ocurrir, ya que es solo lectura.
El PDF además es un archivo que ocupa muchísimo menos que el archivo de Word. Realmente el PDF tiene un avanzado algoritmo de comprensión, que permite ofrecer el mismo contenido pero ocupando menos espacio. por ejemplo, vamos a poder convertir un archivo de Word que ocupa 1 mega, a un archivo PDF que ocupa 100 kilobytes, es decir, un archivo que pesa 10 veces menos.
Lo malo es que no todo el mundo sabe convertir un archivo de word a un archivo pdf, ya que no es algo que se suela enseñar en la escuela ni esté dentro de la cultura general.
Si no sabes hacerlo y quieres aprender, estás en el lugar indicado, ya que en el día de hoy, te voy a enseñar a hacerlo, para que tus documentos estén más protegidos que nunca.
Instrucciones para convertir word a pdf
- Pinchamos en Guardar como:
Una vez que hayamos escrito todo nuestro documento,hayamos corregido los diversos aspectos que no nos terminen de convencer,así como poner todas las fotos, hipervínculos y cualquier tipo de información auxiliar que se nos pueda ocurrir , dirigimos la flecha de nuestro ratón hacía la pestaña Archivo.Esta pestaña se encuentra en el extremo superior izquierdo de la pantalla de nuestro ordenador.Una vez realizado esto,observaremos que hay diversos comandos en esta pestaña como pueden ser: Nuevo…( que nos permite abrir una nueva hoja por si queremos escribir otro documento),Abrir…(este comando sirve para mostrar un archivo en que ya se ha escrito previamente y se desea modificar o simplemente visualizar),Cerrar…(para cerrar el documentos) y el que nos interesa que es Guardar como, que una vez encontrado solo tendremos que pincharlo y nos llevará a un nuevo menú.
- Ponemos el nombre a nuestro documento:
Lo que vamos a hacer a continuación, es modificar el nombre del documento, dado que por defecto nos pondrá documento 1, entonces lo más inteligente es poner un nombre a dicho documento, con el cual este se identifique perfectamente ante las personas a las que va dirigido. Una vez que hemos pinchado al comando Guardar como, nos aparecerá un nuevo menú,en el cual se mostrarán ubicaciones que presenta nuestro pc para guardar el correspondiente archivo.Justo debajo de lo anterior nos aparece una barra donde aparece escrito «nombre de archivo», pinchamos en dicha barra , eliminamos lo que venga escrito y ponemos el nombre que nos parezca más oportuno, así nuestro trabajo podrá identificarse sin ninguna complicación.
- Cambiamos el formato doc a pdf:
En este apartado deberás presentar mucha atención, ya que aquí es donde se hace posible la conversión del documento en formato doc a pdf. Una vez cambiado el nombre, justamente debajo aparece una nueva barra donde pone «Tipo», cuando hayas encontrado esta barra presionamos sobre la flecha que tiene en el extremo derecho y nos aparecerán los diversos formatos a los que se puede convertir el documento. Aunque este artículo esté dirigido a la conversión a pdf,también podemos encontrar muchos más, como pueden ser RTF o XML en sus diferentes versiones. Una vez encontrado el formato PDF pinchamos sobre él,y ahora en tipo nos encontraremos con que ha cambiado el tipo de formato de doc a pdf. También hay versiones más nuevas,como puede ser el word 2010,en las que nos puede aparecer en «Tipo» documento word en vez de doc,pero no hay de que preocuparse ya que es lo mismo.
- Guardamos el documento:
Una vez guardado el documento, ya no habrá ningún riesgo que nuestra información se vea alterada, por lo que ya podremos estar tranquilos y no preocuparnos por imprevistos de última hora. Para guardar el documento, únicamente debemos pinchar las pestaña «Guardar»,que se encuentra abajo hacia la izquierda y ya nuestro documento quedará guardado en la ubicación que hayamos elegido previamente cuando pinchamos las pestaña «Guardar como».Previamente a pinchar la pestaña «Guardar», podemos colocar alguna etiqueta para identificar con mayor precisión, pero esto ya lo dejo en manos de esas personas que son muy detallistas.Aun así, la forma correcta de hacerlo es pinchando en el comando «agregar etiquetas» que se encuentra debajo de la barra de «Tipo». También para afinar un poco más, lo que se puede hacer es convertir el documento a un archivo XPS y una vez hecho esto, veremos en la ventana una opción que se llama «optimizar para»,donde se encuentra «Tamaño mínimo».De esta manera el archivo ocupa menos, no perdiendo calidad y así podemos subirlo a sitios web que tengan limitada la capacidad de subida.
- Otros:
Durante todo el articulo, he descrito la forma que a mi entender, es la mas simple para nuestros lectores más principiantes, que consiste en hacerlo desde word. Ahora bien, podemos convertir un word en pdf de infinitas formas. Mi segunda opción sería utilizar un programa externo como puede ser el pdf creator, ya que este programa se caracteriza por ser capaz de convertir cualquier tipo de archivo en pdf , no solo word como es el sistema que he explicado antes. Esto es genial dado que podemos convertir todo tipo de documentos sin necesidad de tener un gran numero programas de conversión.
Consejos para convertir word a pdf
- Conversores online: Si buscas en google conversor online de pdf, vas a poder hacer los mismo que hacen los programas externos,sin necesidad de instalación alguna en el ordenador.Esto es una operación de mucha utilidad, dado que muchas veces los usuarios no pueden utilizar el procesador de texto desde su propio ordenador y tienen que hacerlo desde otros equipos, los cuales generalmente son de dominio público,estando limitados ya que los permisos no te permiten ejecutar programas que deba ser ejecutados por el propio administrador.En estos programas vamos a subir el archivo word al sitio web, por lo tanto, el sitio web va ejecutar una aplicación que convierte el archivo word en formato pdf .Una vez este convertido el archivo se descargará de forma automática, obteniendo así sin ningún esfuerzo el documento convertido a pdf, habiendo completado así la tarea de convertir un archivo en formato microsoftt word a formato pdf, un formato más liviano y seguro.
- Si tienes un mac te recomendamos que leas este artículo: Cómo Convertir un Fichero Pdf a Word en un Mac
- Convertir de formato PDF a word: En algunos casos, tendremos que hacer lo contrario, es decir, convertir el archivo PDF a formato Word. La utilidad de esto es obviamente editar el archivo, ya que en algunas ocasiones tendremos que cambiar algo que hemos hecho mal en un archivo determinado. Hay varias formas de hacer esto, ya que podemos hacerlo desde un conversor online como el que ya hemos dicho en el apartado instrucciones, solo que aquí tenemos que buscar el apartado que nos dice convertir a word. El proceso es idéntico, ya que únicamente tendremos que subir el archivo de PDF al ordenador(o copiar la URL donde se encuentra alojado) y ya podremos convertirlo a formato Word completamente editable. También podemos usar programas que lo hacen, como por ejemplo el format factory, el cual es capaz también de hacer la operación inversa.
- Convertir a otros formatos: Algunas herramientas online y algunos programas también permiten convertir los archivos a otros formatos. Por ejemplo, podemos convertir un archivo PDF a un archivo de open document(editable con Open Office). También se pueden convertir archivos a Word a otro tipo de documentos,como documentos de texto enriquecido. Además hay otra cosa muy curiosa, ya que se pueden convertir archivos PDF a varias imágenes, lo que hará que te sea más fácil enviar el archivo a otras personas a través de tus redes sociales favoritas. Para escoger la mejor opción, simplemente haz la prueba para ver que tipo de archivo es el archivo que mejor te funciona. Por ejemplo, hay personas que prefieren los documentos de texto de Open Document, porque están comprometidos con el software libre. Otras personas prefieren archivos PDF pasados a fotos, ya que así pueden ver página por página todo lo que va pasando. Otras personas prefieren documentos en presentaciones de powerpoint, porque así pueden exponer los documentos en una presentación. En definitiva, que esto es una elección a título personal, en la cual cada uno sabe el archivo que más le conviene.
