Cómo eliminar una factura
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Muchas personas se preguntan cómo eliminar una factura, si bien se debe saber que no se puede eliminar. Para poder cancelar o modificar una factura se debe emitir una nota de crédito o bien una factura rectificativa.
A pesar que desde la propia aplicación de facturación sí se permita eliminar la factura, hay que tener en cuenta que, de acuerdo a la legislación vigente, esto no está permitido. Por tanto, en el caso de que te encuentres con una factura en la que alguno de los datos está equivocado o, por cualquier razón necesitas eliminarla, debes proceder a emitir una factura rectificativa o una nota de crédito.
Factura rectificativa o nota de crédito
Existen ciertas dudas acerca de si lo más indicado es emitir una factura rectificativa en estos casos o, si por el contrario, se debe emitir una nota de crédito. En este sentido, a pesar de las diversas opiniones al respecto, hay que considerar que la Agencia Tributaria adminte ambas.
La diferencia que existe entre ambos documentos radica en que la factura rectificativa es emitida para la anulación de una factura en la que el IVA ya ha sido liquidado. De esta manera, se emplea para anular una factura que corresponde a un trimestre anterior.
Cómo rectificar una factura física
El objetivo de recurrir a una factura rectificativa es el de corregir los errores de una factura ya emitida. Con frecuencia estos errores tienen que ver con la numeración de la factura, la fecha, los importes, la cuenta bancaria o los conceptos.
Este tiop de facturas debe indicar claramente visible una anotación donde se indique se trata de una factura rectificativa, además de indicar el concepto que se ha modificado o corregido. Asimismo, hay que tener en cuenta que si la corrección tiene lugar sobre el IVA, se pueden dar dos situaciones:
- En el caso de que la factura a rectificar se encuentre en el mismo trimestre, se puede emitir una nota de crédito.
- Si la factura pertenece a un trimestre anterior y el IVA ya ha sido liquidado, debe emitirse una factura rectificativa.
Las facturas rectificativas llevan número de factura y de serie, que es diferente al que se emplean en las facturas habituales. Además deben ser registradas por separado.
Es muy importante tener en cuenta por tanto la diferencia entre una nota de crédito y una factura rectificativa, y saber cuando se debe aplicar cada una de ellas. Ten en cuenta que no basta con eliminar la factura y sustituirla por una con la misma numeración, que es una practica habitual. La legislación vigente exige que se recurra a estos recursos con los cuales poder cumplir con la legalidad.
Instrucciones para eliminar una factura
Teniendo en cuenta que debes emitir una factura rectificativa o una nota de crédito, te vamos a indicar los pasos a seguir para cada una de ellas.
Cómo hacer una factura rectificativa
En el caso de que decidas hacer una factura rectificativa hay que seguir estos pasos:
- Debes crear una nueva factura indicando claramente que es una Factura rectificativa.
- La numeración de la misma es diferente a la factura original, teniendo su propia numeración.
- En la factura debe ser especificado el tipo impositivo y también la cuota repercutida. En esta factura rectificativa no deben aparecer el IVA, a pesar de que en la factura original sí aparezca.
Cómo emitir una nota de crédito
Si quieres hacer una nota de crédito debes seguir los siguientes pasos:
- Debes crear una nueva factura, indicando de una manera clara que se trata de una Nota de crédito.
- Debes asignarle un número que sea correlativo en la serie de facturas. Debes añadir la siguiente que corresponda, independientemente de que anule o modifique a una factura que no sea la inmediatamente anterior. Esto no importa.
- A continuación debes indicar una referencia de la factura que deja anulada, bajo el formato «Número de factura original: XXX».
- Debes colocar los importes de las cantidades de la factura que anula indicando las cantidades en negativo.
Asimismo, al hacer una nota de crédito es importante que tengas presente varios aspectos:
- No debes deshacerte de la factura que hayas modificado o anulado. Debes mantenerla en tu registro de facturas. Si Hacienda te hace una inspección necesitarás tenerla.
- Debes enviar a tu cliente la nota de crédito, ya que en caso contrario estará cometiendo un error en su contabilidad, y eso puede hacer que acabe teniendo problemas con la Agencia Tributaria.
- Si es una modificación de una factura ya realizada, por que te has equivocado en algún dato o por que no lo has colocado, una vez que hayas emitido y enviado la nota de crédito al cliente, debes crear una nueva factura en la que aparezcan los datos correcta. Esta también debe seguir la numeración de la serie. También deberás enviársela a tu cliente.
¿Que necesitas para eliminar una factura?
- Crear una factura rectificativa o nota de crédito.
