Cómo hacer una factura

Hacer facturas es una actividad sumamente común en cualquier empresa,  sin importar a lo que se dedique. Es importante saber cómo estructurar correctamente una factura, para evitar pérdidas o malentendidos con los clientes. Las facturas pueden hacerse con diferentes programas como Word o Excel, aunque también existe software especializado para la realización de facturas. Es probable que por estar empezando o por falta de equipos hagas las facturas a mano. Esto no es malo, de hecho, te ayuda a mejorar con cada factura que escribas.

Pero, ¿qué sucede cuando no sabes cómo hacer una factura? Esto trae problemas para vuestra empresa.  Quizás debas contratar o pagar a un tercero para hacerlas, o copiar modelos de internet arriesgándote a ser acusado de plagio. Para evitar estos escenarios, acá os enseñaremos cómo hacer facturas, de manera sencilla y rápida, así como algunos programas para ello.

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Cómo hacer una factura

Las facturas son un tipo de documento mercantil que registran transacciones, compras o ventas de bienes y servicios ofrecidos por una empresa u organización. Existen distintas formas de hacer facturas, a mano, por ejemplo, creando el formato de cero. Llenando talonarios de facturación genéricos, que podéis conseguir en cualquier papelería. O creándolas por ti mismo con algún programa o aplicación desde tu ordenador o Smartphone.

Lo primordial son los datos que aparecerán en la factura, el orden y el diseño dependerán de vuestros gustos.  Algunas facturas incluyen más información que otras, a veces por el tamaño o a veces por decisión de la persona. Entre los datos más importantes a colocar se encuentran:

• Información del emisor y del receptor. Puede ser el nombre de la persona o de la empresa, debe ir acompañado de su ID, número de teléfono o e-mail.
• Fecha y hora. De suma importancia para llevar un mejor control y evitar fraudes. El formato de la fecha y la hora pueden variar pero siempre deben aparecer.
• Número de la factura. Un número de identificación iniciado en 1, el cual irá creciendo según se realicen nuevas facturas. Sirven para llevar un orden y control dentro de la empresa y con los clientes.
• Detalles de la transacción. En esta sección se indican los productos a comprar/vender junto con el monto total de cada uno (sin IVA). Puede añadirse información adicional como cantidad, peso, modelo, entre otras.
• Monto base. Es la cantidad a pagar sin añadirle el IVA.
• IVA. Es el total de Impuesto de Valor Añadido que se cobra a cada producto por separado, o al total del monto a pagar. Normalmente este impuesto es del 21%, aunque puede variar dependiendo del tipo de IVA del producto.
• Monto final o total. Es la suma de monto base y el IVA, dando así el total a cancelar por el cliente.

Adicionalmente se puede incluir el método de pago: efectivo, tarjeta de débito o crédito, cheque, o una combinación de éstos. Esto es opcional, pero de incluirlo debe reflejarse, en caso de pagar con efectivo por ejemplo, la cantidad inicial y el cambio a entregar.

Programas para hacer facturas

Ahora bien, debéis estaros preguntando por los programas para hacer facturas. No es necesario que utilices Word o Excel, o programas ofimáticos similares, aunque no hay problema si lo prefieres así. Estos son algunos programas especialmente diseñados para la realización de facturas:

• EGA Futura. Este programa cuenta con una versión gratuita muy completa, perfecta par a aquellos no cuenten con los medios para costearse la versión completa. EGA Futura utiliza Excel como medio para realizar actualizaciones en las facturas, esto es una ventaja si ya eres experto en el manejo de Excel. Cuenta con un lector de códigos de barra, que pueden incluirse en las facturas para hacer el proceso más dinámico y rápido. Permite cargar tus archivos a la nube, por lo que no tendrás que dejar todo en un solo ordenador. También tiene la opción de sincronizar el programa con una base de datos web para actualizar automáticamente productos y precios.
• Express Invoice. Un programa de facturación sumamente fácil de utilizar, desarrollado y distribuido por la compañía NCH Software. Cuenta con una versión gratuita orientada a empresas pequeñas, con menos de 10 empleados, convirtiéndola en una opción perfecta si es vuestro caso. Permite enviar facturas por correo para transacciones realizadas en tiendas virtuales o por simple comodidad y ahorro de papel. Con Express Invoice podréis incluir el logotipo y eslogan de vuestra empresa de manera sencilla e intuitiva. Además, cuenta con la opción de crear informes de contabilidad, para llevar el control de facturas no pagadas.
• Sage One. Es un programa para facturar en la nube, por lo que podéis olvidaros de servidores locales o tenerlo todo en el mismo ordenador o portátil. Sage One está diseñado para facturación y contabiliad de pequeñas y medianas empresas (PYMES). Es sumamente sencillo de manejar, cuenta con facturas personalizables, calcula y presenta impuestos y puede usarse en diferentes dispositivos. Su única desventaja es que ofrece una versión gratuita de 30 días para probarla, pero luego debes pagar para utilizar la versión completa.

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