Cómo compulsar documentos en correos

¿Sabes cómo compulsar documentos en correos? ¿Conoces los pasos que has de seguir para poder hacerlo? Pues no te preocupes. Nosotros vamos a enseñarte cómo hacerlo.

¿Qué es la compulsa de documentos?

Es posible que quieras hacer un máster o que vayas a presentarte a unas oposiciones. Puede también que tengas que presentar algún tipo de documentación a la administración pública y te hayan pedido que compulses los documentos. Compulsar documentos hace referencia al proceso por el cual un experto coteja un original y una copia. Este cotejo sirve para acreditar que la copia es exactamente igual al original que presentas. No obstante la compulsa de documentos no sirve para corroborar la autenticidad del documento que se presenta como original. Para corroborar la autenticidad tanto de la copia como del original, es necesario una copia auténtica. Si quieres conocer más datos sobre este tipo de copias puedes revisar la información del artículo Cómo compulsar documentos en Madrid

Para que un documento quede debidamente compulsado este ha de incluir un sello que da validez a la compulsa, el número identificativo, la firma del que compulsa y la fecha en la que esta se hace efectiva. Sin embargo, cada vez es más común que en las oficinas de registro se tienda a usar las nuevas tecnologías para la compulsa de documentos. En estos casos lo que se hace es una digitalización instantánea del documento que tiene idéntica validez a una compulsa clásica. Los documentos que se digitalizan en las oficinas de registro (entre ellas Correos), incluyen.

• El Código Seguro de Verificación o CSV
• La firma electrónica del Ayuntamiento en donde se ubica la oficina de Registro como Organismo de la Administración.
• La fecha en la que se hace el envío por medio digital.

Por norma general, los documentos que más suelen compulsarse son el D.N.I. y el título universitario.

Para compulsar documentos puedes hacerlo a través de las oficinas de registro. Entre estas oficinas las más utilizadas son:

• Las oficinas situadas en los ayuntamientos que tienen firmado el acuerdo de “Ventanilla Única”.
• Dentro de los órganos administrativos existe un espacio de registro donde se pueden compulsar los documentos que dicho órgano solicita.
• Las oficinas de Correos.

ORVE o Servicio de Registro Virtual Electrónico con la Administración

Correos permite la compulsa de documentos a través de su servicio ORVE. El servicio ORVE ofrece, tanto a empresas como a particulares, la posibilidad de enviar instantáneamente documentos digitalizados a todas las Administraciones públicas de nuestro país que estén adheridas a este servicio.

Se trata de un servicio inmediato cuya tarifa se inicia en los 3.21 € (IVA incluido). A través del servicio ORVE los documentos son remitidos de manera inmediata en formato electrónico. Los empleados de Correos se encargan de cotejarlos y escanearlos para corroborar su veracidad. De este modo se inicia la compulsa.

Cómo compulsar documentos en correos

El proceso de compulsa de documentos básicamente consiste, tal y como adelantábamos unas líneas más arriba en cotejar y validar un documento. Este servicio se lleva a cabo por un empleado de la oficina de Correos. El empleado coteja y valida la compulsa por medio de firma electrónica. “El uso del formato y estructura de datos de las normas técnicas aplicables (NTI SICRES 3.0 y derivadas)” unido a una resolución mínima de 200 ppp, sirven para validar el documento y la operación en sí. Compulsar documentos en Correos a través del sistema ORVE ofrece garantías de seguridad a sus clientes, rapidez en la gestión y un gran ahorro de tiempo. Pues no es necesario presentarles en la Administración pública que requiera la compulsa.

Cuáles son los pasos para compulsar documentos en Correos

Los pasos que hay que seguir para compulsar documentos por medio de registro electrónico en Correos son muy sencillos. Veamos los más importantes a continuación.

1. Acudir a la oficina de Correos más cercana con el original que ha de compulsarse. De esta manera, Correos podrá verificar su autenticidad, registrarlo y remitirlo a la Administración Pública que corresponda.
2. Preparar la documentación. El funcionario que recibe el original para su compulsa a de comprobar que este cumpla los requisitos necesarios para poder ser digitalizado. En este proceso el trabajador verifica el tamaño, retira los clips, las grapas o las encuadernaciones que haya, y se asegura de que no exista un grave deterioro que impida la digitalización del original. Para que os documentos sean válidos para su compulsa es necesario que cumplan los siguientes requisitos.
   1. Que se trate de documentos en formato A4, con los bordes lisos y sin encuadernar. Si el tamaño es mayor los empleados no podrán realizar una fotocopia ni llevar a cabo ninguna manipulación del original que pueda poner en riesgo su veracidad. Los empleados de Correos no aceptarán ninguna encuadernación ni documentos electrónicos para su compulsa.
   2. No se digitalizan documentos que puedan dañarse en el proceso de autenticación. Aquellos documentos que por su naturaleza o por el estado en el que se encuentran puedan ser dañados con la digitalización, no serán compulsados electrónicamente. Por ejemplo, un documento en papel cebolla no podría compulsarse por medio de registro electrónico.
   3. No hay que olvidar que los empleados de Correos no saben si uno u otro documento están exentos de compulsa.
3. Manipular la documentación. Una vez se ha verificado que el documento puede ser digitalizado y compulsado electrónicamente se pregunta al ciudadano si quiere acompañarlo con otros objetos no escaneables. Como por ejemplo disquetes, cintas o Cd´s. Estos documentos pueden acompañar a los escaneables por medio de carta certificada adjunta. A esta carta se le añade el código CD de Correos en el apartado de comentarios para unificar ambos elementos.
4. Digitalizar, cotejar y cobrar. Tras preparar la documentación se procede a su digitalización en las máquinas de Correos. Tras la digitalización el empleado de Correos ha de proceder a revisar cada una de las copias digitalizadas para corroborar que todo está en orden. Ha de comprobar que todas las hojas sean legibles y que se corresponden de manera fidedigna con el original. La tarifa que se cobre será la definida para tal efecto.
5. Registrar el documento. Tras cotejar la veracidad del documento y que todo está en orden, el empleado de Correos accede al “Registro Electrónico para las Administraciones Públicas” del MINHAP en donde se registrará toda la documentación que se haya digitalizado. En este portal se introducen los datos de la Administración pública a la que se dirige la compulsa y los datos del cliente que hace el envío. El registro es firmado electrónicamente por Correos para dar veracidad y efecto de compulsa a la documentación. El cliente se llevará como prueba del registro un resguardo oficial del “Servicio de Registro Virtual Electrónico con la Administración (ORVE)”.

No hay que olvidar que la función de la oficina de correos es meramente transmisora. Correos se encarga de hacer llegar estas copias compulsadas electrónicamente a la Administración pública que solicite el cliente. Nunca podrán ser las depositarias de los originales o de las copias que el cliente desee presentar. Compulsar documentos en Correos es inmediato. Nunca podrán quedarse con originales ni con copias por cuestiones de seguridad y complimiento de la LOPD.