Cómo trabajar de Administrativo
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¿Cómo trabajar de administrativo? es una pregunta relativamente frecuente en la vida de profesionales de la administración. Este es un trabajo en equipo bastante en común en todos los países del mundo; pues toda empresa requiere de personal calificado para gestionar diversas funciones pertenecientes a la administración de toda institución.
Hablando un poco sobre el trabajo administrativo, ya sugerimos que es relativo a las ciencias administrativas; las cuales a su vez están vinculadas a la organización, funcionamiento, estructura y rendimiento de toda empresa. Toda institución o empresa estable debe poseer un departamento de administración que regule todos sus procedimientos financieros de manera eficiente.
En este sentido, un administrativo es toda persona encargada de llevar la administración de empresa u organización. Su función principal es organizar todos los asuntos financieros que se hallen a su cargo y responsabilidad; es decir, administrar el dinero.
Tareas del administrativo
Un trabajador administrativo también suele conocerse en diversos países con los nombres de auxiliar, secretario o asistente. Las tareas que pueden realizar estos empleados son diversas y varían según la empresa en la que trabajen; entre las tareas más comunes de un administrativo están:
- Tramitar los correos o la correspondencia de la empresa u organización.
- Atenderá las llamadas telefónicas y responderá los emails en nombre de sus jefes.
- Organizará, clasificará y archivará de manera clara y eficiente documentos y toda clase de
- Manejará y gestionará las agendas de sus jefes; todo administrativo debe fungir como mano derecha de sus jefes o superiores, por lo que debe estar informado de todo.
En este sentido, un administrativo debe responder a la dirección de un jefe o superior que le indicará sus funciones. Sin embargo, esto no quiere decir que sus funciones están meramente subordinadas a alguien; un buen administrativo posee liderazgo y toma decisiones que le permitirán realizar sus labores de manera asertiva.
De este modo, vemos la importancia de un administrativo, pues se encargan de velar por el funcionamiento adecuado de la empresa. Un empleado administrativo es el que mejor maneja y cumple la normativa de su empresa, para ser ejemplo para los demás.
Con base en todo esto, tenemos un aspecto fundamental, que los empleados administrativos pueden trabajar en cualquier tipo de empresas. Su rango laboral se extiende a diversas entidades, pues en toda empresa debe haber alguien que cumpla dichas funciones.
Para trabajar como administrativo en una empresa, debes poseer ciertos conocimientos que te vuelven un empleado competente y capacitado; así como cumplir con ciertos requerimientos para ser un buen administrativo. A continuación, te indicamos lo que debes hacer para ser un buen administrativo.
Instrucciones para trabajar de Administrativo
Sea cual sea el tipo de empresa, grande, mediana o pequeña, siempre requerirán de un administrativo que lo organice todo. Otra de las funciones importantes de estos empleados es que gestionan las actividades diarias de la empresa; si te preguntas cómo trabajar de administrativo, te describimos cuatro pasos fundamentales para que puedas conseguir el trabajo deseado:
- Educación: todo empleado administrativo debe tener por lo menos un título profesional; el grado en administración de empresas es el más común para este trabajo. Entre los cargos que puedes ocupar están el de recursos humano, gerente de ventas o empleado administrativo. Hay otros títulos como el grado en contabilidad u otros cursos administrativos donde desarrolles competencias de liderazgos.
- Desarrollo de habilidades: si quieres ser un administrativo con éxito, debes poseer ciertas habilidades que te hagan distinguir. Entre estas, que sepas tomar decisiones acertadas, que seas un excelente líder y que seas cien por ciento comunicativo. Si desarrollas estas capacidades así como una atención esmerada y habilidades para el análisis el puesto es casi tuyo.
- Entrenamiento y experiencia: mientras estás estudiando, puedes realizar pasantías que amplían tu experiencia; un administrativo experimentado es lo que toda empresa busca, alguien que sea proactivo, que aporte ideas y soluciones. De manera que debes aprovechar tu tiempo de estudiante y realizar actividades en las que desarrolles habilidades de líder.
- Preparar tu CV: demostrar un buen currículo vitae es tu principal herramienta y tu carta de presentación. Una recomendación es que realices un currículo breve pero completo, con la información necesaria pero sin sobrecargarlo. Una parte importante es que resaltes tus competencias administrativas para que seas más atractivo para la empresa.
- La entrevista laboral: por último queda la entrevista. Una vez pasados los pasos anteriores es el momento de causar buena impresión en la entrevista. Debes estar seguro al responder todo lo que te pregunten; también puedes realizar tus propias preguntas para mostrarte interesado por la empresa.
¿Que necesitas para trabajar de Administrativo?
Como pudiste observar, lo más importante para postularte a un trabajo de administrativo son tus habilidades y experiencia. Los requisitos que exigirá cada empresa son particulares, en tanto unas piden cierta experiencia laboral, otras prefieren habilidades y competencias. Por ejemplo, hay empresas que requieren una excelente preparación empresarial porque el cargo a ocupar así lo exige.
Hay administrativos que deben elaborar proyectos, por lo que deben estar al tanto de todo lo referente a la empresa. Saber un sobre el mercado exterior a la empresa es otro requisito fundamental en esta profesión; mientras un administrativo más sepa sobre la competencia, mejor podrá responder a sus responsabilidades y favorecer a los intereses de la empresa.
Otro requisito necesario en todo empleado administrativo es que sepa manejar los sistemas operativos y analizar datos; también que sepa calcular estadísticas y usar cualquier sistema computarizado que haga más eficiente su trabajo. Como ya mencionamos, dependiendo del tipo de empresa, esta requerirá tareas específicas; por ejemplo, habrá organizaciones que exigirán al administrativo hacer procedimientos para mejorar la producción o la calidad del producto.
Otro requisito que debe cumplir un empleado administrativo es que sea capaz de realizar análisis escritos; es decir, de escribir documentos dejando por sentado los resultados de los proyectos que ejecutó; así como describir las recomendaciones a seguir en cuanto a la mejora de la empresa.
En algunos casos, será necesario que el administrativo tenga conocimientos en leyes, para que pueda realizar ciertas tareas. Dichas labores pueden ser la realización de contratos de arrendamiento o de cualquier tipo u otras tareas.
Por último, también necesitarás tener habilidades comunicativas, es necesario que todo administrativo sea elocuente; pues en muchas ocasiones tendrás que redactar toda clase de comunicados y mensajes; así como entablar conversaciones en todo momento.
Consejos para trabajar de Administrativo
Un empleado administrativo es un trabajador vital en cualquier empresa, pues sus labores contribuyen a mantener la estabilidad. Todo administrativo es un trabajador integral que puede llegar a cumplir más de un rol para la organización donde trabaje. Debido a sus muchas funciones, un administrativo debe cumplir con diversas cualidades que le sumarían prestigio a sus laborales.
A continuación, te indicamos algunas recomendaciones para que seas el mejor administrativo:
- Capacidad de organización: todo administrativo deber ser ordenado en todos los asuntos concernientes al trabajo. La mejor recomendación que te podemos ofrecer es que lleves contigo una agenda en donde organices tu día a día. Pero aparte de esto, debes saber que no solo debes ser capaz de organizar tu trabajo; también es fundamental que organices tus funciones con las labores del jefe, quien te pedirá constantemente recordatorios de sus asuntos.
- Manejo de la tecnología: el mundo de hoy te ofrece miles de herramientas para organizar tus funciones laborales. Cuando te hablamos de agenda no nos referimos únicamente a ese librito de papel que solía usarse; ahora existen agenda electrónicas con muchas APP que organizan por sí mismas las tareas del día; si usas a tu favor la tecnología conseguirás muy buenos resultados.
- Buena disposición y actitud: sabemos que el trabajo de administrativo puede llegar a ser muy estresante; pero una buena actitud dice mucho de tu profesionalismo, asegúrate que el estrés del trabajo no haga mella en ti; de esta manera serás el mejor aliado de tus jefes en esos momentos donde necesiten tomar decisiones con mente fría.
