Trabajar como Secretaria – Que necesitas saber
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Trabajar como secretaria no es nada sencillo y quien lo haya probado en algún momento de sus vidas lo sabe perfectamente. Asumes una parte del trabajo de tus jefes y les ayudas además en cuestiones donde necesariamente no debes ayudarles, al fin y al cabo, las secretarias son buenas personas y les gusta ayudar, quizás por ello pueden hacer este trabajo que no es para todos.
Y mucho cuidado: si una secretaria no hace bien su trabajo, muy probablemente el funcionamiento cotidiano de la empresa se vea afectado.
Podríamos incluso decir que una secretaria es para una empresa una especie de jolly o navaja suiza: es una persona que siempre está disponible para arreglar o corregir errores y realizar labores administrativas que requieren el estar día a día.
Por ello, hemos decidido elaborar este artículo en donde te ayudaremos a saber lo que se necesita para ser una secretaria, cómo ser una buena secretaria y te daremos consejos que harán que desempeñes mejor tu trabajo que el resto. Y nunca lo olvides: una secretaria es una de las bases del buen funcionamiento de la empresa, por lo que tu trabajo es muy importante.
Sin más preámbulo… ¡Comencemos!
Que Necesitas
Es fundamental que sepas que existen una serie de requerimientos para ser secretaria en España, obviamente, existe un mínimo que cumplir y otras habilidades que son complementarias pero que pueden influir mucho a la hora de escoger a una u otra candidata.
Veamos cuáles son los estudios necesarios para ser secretaria:
- Tienes que obtener el denominado Técnico Superior en Secretariado que comprende un proceso de formación no muy extenso ni complejo y que dura entre 13000 horas y 18000 horas. La duración va a depender estrictamente del centro de estudio. También según tu centro de estudio podrás escoger entre educación de tipo presencial o de tipo no-presencial/en línea. De la misma manera, los costes también pueden variar, pero deberían oscilar en un rango de precio más o menos parecido entre centro y centro. Aquí te dejamos una lista de centros de estudio en la que se te da la web del centro, el precio -en los casos donde sea posible- y la especialidad del curso. Entra a la web y echa un vistazo.
- Especialízate en un área en particular: como secretaria, puedes escoger desde un inicio el sector al que te quieras dedicar, entre las más comunes tenemos el secretariado médico y el secretariado de dirección.
Una vez que hayas realizado los estudios correspondientes, tendrás que dominar o controlar las siguientes actividades:
- Capacidad de gestionar viajes.
- Capacidad de gestionar archivos.
- Capacidad de redacción y escritura de documentos variados [ej: informes].
- Capacidad de comunicación con los diferentes departamentos de la empresa.
- Capacidad de coordinación entre departamentos: debes funcionar como enlace entre las diversas posturas que pueda haber entre departamentos y a raíz de ella lograr consolidar de mejor manera el desarrollo de las actividades de la empresa.
- Capacidad de organizar, supervisar y realizar los trabajos apósitos de una secretaria.
Como bien sabrás, en la actualidad además de la necesidad de hacer el trabajo en físico, también hay una importante carga de tareas que se realizan a través del Internet o del ordenador de manera general, por lo que te recomendamos que también estés al día con lo siguiente:
- Manejo de Office básico [Word, Excel y PowerPoint]
- Uso básico de las cuentas de correo y del correo en general [enviar un correo, hacer un borrador, programar correos, responder un hilo, enviar correos grupales…]
- Uso básico general del ordenador.
Dicho esto, nos gustaría decirte que como secretaria podrás tener la oportunidad de aprender muchas cosas por lo que se te pedirá, así que aprovéchalo
Instrucciones
Trabajar como secretaria – Guía paso a paso
Ya te hemos dicho qué debes tener para ser una secretaria, pero… ¿Qué debes tener para ser una buena secretaria? No te preocupes, para eso estamos siempre nosotros.
Para ello hemos redactado una guía paso a paso con una serie de entre requerimientos y consejos que casi son otros requerimientos comunes que piden las empresas al momento de contratarte como su secretaria.
¡Acompáñanos a verlos!
- Honestidad, ante todo: es imposible que nos seas honesta al ser secretaria. Es necesario que colabores con tus jefes llevando todo al día y claro.
- Disponibilidad, simpatía y algo de humor: es imposible dejar de lado que en un ambiente laboral es necesario que haya disponibilidad al máximo y una buena actitud junto con ella.
- Comunicación al 100%: hablar con la gente como con las personas de la empresa y saber escucharlos y hablarles hará que te ganes el cariño muy rápidamente.
- Nunca pierdas la calma: es fundamental que el trato cordial y amable que siempre debes mantener lo sepas controlar incluso en los malos días o cuando algo no va bien.
- Siempre dispuesta a servir: no puedes dejar de lado el servicio al público y la simpatía. Desde unos buenos días a un hasta luego se agradece.
- Ética: De igual manera, tendrás acceso a muchos documentos que no son de tu incumbencia, así que no los andes mirando.
- Ten tacto y sé afable: involúcrate en las conversaciones que te plantean las personas que van, pero evitar caer en amiguismos o colegueo, muestra interés por los problemas de las personas de manera calmada y serena, transmítele eso al cliente.
- Mantente organizada: una oficina debe estar organizada sí o sí y, si trabajas con desorden en ella se te hará mucho más difícil porque necesitas también ser rápida y eficaz cuando haya alguna duda que aclarar o algún archivo o documento qué buscar.
- Trata con respeto a tod@s: tu jefe puede ser alguna vez insoportable, pero ello no te deja ser también a ti de esa manera, ayúdale y trata de resolver también sus problemas.
- Nunca te menosprecies: hay quien ve el trabajo de secretaria de mala manera o como ayudante o sirviente de un jefe. No es así, trabajas en una cadena en la que tienes que organizar de primera mano muchas cosas importantes.
Esta guía paso a paso ha intentado ser lo más sincera contigo posible. Y nunca olvides que ser secretaria también es una oportunidad de adquirir conocimientos y reforzar algunos ya adquiridos.
Consejos
Siempre puedes ser una mejor secretaria: Consejos
Ya te lo habíamos anticipado previamente: ser secretaria es cuestión de aplicar muchos conocimientos al mismo tiempo, por lo que te recomendamos que los complementes con lo siguiente:
- Idiomas: el inglés como punto de partida. Luego puedes aprender italiano, francés, griego… ¡Lo que quieras! Siempre y cuando sea útil en tu trabajo.
- Carné de conducir: en los CV se aprecia mucho que la persona sepa conducir un coche, así que es un consejo no solo para las que quieran ser secretarias, sino general.
- Olvídate de todo en el trabajo, se ve muy mal que estés en el móvil mirando el Facebook o jugando.
- Busca mejorar tu redacción: mientras mejor redactes, sumarás más puntos.
Antes de cerrar queríamos comentarte que el Día de la Secretaria son los 23 de abril de cada año.
En fin, esperamos que este artículo te haya gustado, entretenido y que te haya resultado de ayuda de cara al futuro y al presente laboral como secretaria. Si te gusta esta profesión, no dudes en seguir una formación continuada para ir creciendo como profesional.
