Cómo organizar un evento

¿Quieres planificar un evento y no sabes ni siquiera por dónde empezar? ¿Te abruma la idea de organizar un evento y que se te olvide algún aspecto importante?

¡No pasa nada! A mucha gente le ocurre, es algo muy común, sobre todo si no estás acostumbrado a hacerlo o si se tratan de eventos de gran importancia o formales, donde no puede ocurrir (o no deberían) errores, como es el caso de eventos empresariales, fiestas de recaudación, fiestas protocolarias, etc. No obstante, a nadie le gusta que que algo salga mal en su evento, ya sea en los anteriores o en alguna boda, ceremonia, etc. Lee este artículo que te explica trucos para organizar una fiesta.

Por eso a continuación vamos a mostrarte cómo organizar un evento, verás cómo con estos pasos no se te olvidará nada y tu evento será maravilloso y digno de recordar.

Planifica el evento con tiempo

Debes tener en cuenta el tipo de evento que vas a organizar, ya que según el tipo, necesitarás más o menos tiempo para organizarlo. Planificar con antelación es la clave para evitar estresarnos y conseguir que todo salga perfecto, por ello debes tener en cuenta que tienes el tiempo que necesitas para poder hacer todos los arreglos.

Para planificar el evento además del tipo de evento que vas a organizar (acto político, evento empresarial, etc) también debes tener en cuenta qué es lo que quieres conseguir con el evento, ¿Quieres captar socios?¿Deseas homenajear a alguien? ¿Es un acto educativo? Todo esto es importante a la hora de plantearnos cómo organizar un evento y realizar las elecciones más adecuadas.

Personal o voluntarios

Si ves que es demasiado trabajo a ti solo, no dudes en contratar algunos ayudantes, o incluso podrías buscar voluntarios según el tipo de evento, o también existe la opción de contratar algunos becarios. Tu personal debe saber en todo momento qué debe hacer y cuál es la idea general que quieres para el evento, de modo que todos trabajen en grupo y en pro de alcanzar las metas que se cumplimenten unas con otras.

Presupuesto

Antes de empezar a reservar lugares o elegir invitaciones, por ejemplo, debemos establecer un presupuesto. Esta será tu línea de gasto, y todos los gastos del evento no deben sobrepasarlo, e incluso sería recomendable quedarte por debajo de él. Recuerda que el presupuesto también debe contemplar una partida para imprevistos de al menos un 20% del presupuesto de gasto total. No te mientas a ti mismo pensando en lo barato que conseguirás las cosas, pues después puedes llevarte algunos disgustos.

Este presupuesto siempre deberá ser aprobado por tus jefes, por tu cliente, o aquella persona que vaya a pagar el evento.

Lugar y Hora

Comencemos ya a planificar, y para ello debemos buscar el lugar ideal para nuestro evento, debe ser espacioso, para que los asistentes no se encuentren como “sardinas en lata”.

Hablando de los asistentes, debes tener en cuenta la cantidad de personas que aproximadamente pueden asistir si es un evento público, o tener una lista de invitados si es un evento privado, de este modo podrás escoger el lugar con el tamaño adecuado.

Además, el estilo del lugar debe ir acorde con el tipo de evento que vas a realizar y con el estilo de decoración que tienes pensado para el evento.
La situación y el acceso al lugar también es importante, asegúrate que hay lugar donde aparcar y donde los asistentes discapacitados si los hubiese puedan moverse con facilidad y tranquilidad.

Por otro lado debes asegurarte de que el lugar cuenta con el equipo necesario que se va a necesitar. Por ejemplo, si es un evento educativo y se necesitan proyectores y ordenadores, será mejor que reserves una sala polivalente.

Para elegir la hora debes pensar en el tipo de evento y en los asistentes. Por ejemplo, si se trata de un evento empresarial para recaudar fondos, lo mejor es realizarlo por la noche, ya que así no habrá complicaciones de horarios ni múltiples tareas a realizar por parte de los invitados.

Publicidad y marketing

Si tu evento precisa de publicidad es mejor que empieces a pensar en ello desde un principio. Quizás no tengas claro al principio el eslogan o el diseño final, pero puedes ir probando distintas alternativas, para que cuando quede poco para el evento ya esté todo listo y sólo sea cuestión de publicar, repartir, etc.

Piensa en qué publicidad vas a utilizar y qué técnicas de marketing te resultarán más efectivas. Si puedes anunciarlo por televisión, radio, internet, poner carteles, repartir flayers, etc. También puedes crear algunas cuentas en redes sociales como Facebook y Twitter de forma que puedas ir atrayendo gente según las publicaciones relacionadas con el evento.

Elementos

Es posible que requieras de ciertos elementos para tu equipo, como altavoces, ordenadores o micrófonos, así que no lo dejes para el final y busca diversos modelos o tipos hasta que consigas los que mejor vayan con el evento y se ajusten al presupuesto. Además, siempre debe haber a mano un botiquín de primeros auxilios, hielo y bolígrafos.

Arreglos

Otros arreglos serán la comida y bebida, disposición de las mesas, decoración, flores, carteles, mantelería, sillas, pantallas, fotógrafo, video, etc.

Algunos de esos elementos puede ser micrófonos, mesas auxiliares, medallas, placas de homenaje, etc.

Cronograma de tiempo

Hazte un cronograma de tiempo en el que señale cuándo debe estar cada cosa arreglada, reservada o contratada, de esta forma sabrás qué debes ir haciendo en todo momento y también tu equipo.

Ahora que ya tienes las claves sobre cómo organizar un evento es hora de que empieces a planificar y que salga todo estupendamente.