Cómo organizar tu trabajo de oficina

Uno de los grandes problemas con los que se encuentran muchas personas a la hora de llevar a cabo su trabajo de oficina es la procastinación. Es muy probable que en algún momento de tu vida te hayas sentido con pereza de realizar alguna labor o simplemente que hayas cometido algún tipo de descuido que te ha provocado olvidar una tarea o llamada importante.

El desorden es algo mucho más habitual de lo que podamos pensar y en muchos casos está muy presente en el terreno laboral. Tras encontrar un trabajo, es importante tener siempre una buena organización para que no te cause ningún problema ni a corto ni a medio o largo plazo.

Estos desórdenes pueden no ser un gran problema en muchos ámbitos de la vida, pero en los empleos este tipo de hábitos pueden llegar a ser altamente dañinos y perjudiciales, por lo que es importante que tengas en cuenta diferentes aspectos para poder disfrutar de una planificación inteligente en la oficina.

Si sabes cómo organizar tu trabajo de oficina podrás conseguir una mayor productividad, lo que te reportará mayores beneficios. Por este motivo, te recomendamos que sigas leyendo para conocer todos nuestros consejos y pautas.

Pasos para organizar de forma productiva tu trabajo de oficina

Si quieres saber cómo organizar tu trabajo de oficina es recomendable que tengas en cuenta todos y cada uno de los aspectos de los cuales te vamos a hablar a continuación:

Planifica tu agenda

Muchas personas tratan de organizar las tareas que van a realizar durante un espacio de tiempo determinado, pero dado el ritmo de vida actual de las personas, es muy probable que esa planificación dé un giro en cualquier momento.

Aunque no hay forma de lidiar de forma totalmente efectiva contra los imprevistos, es importante la planificación. De hecho ,es aconsejable que utilices los primeros 30 minutos de tu día de trabajo en planificar tu día, ajustando siempre tu plan para el día siguiente al finalizar la jornada laboral.

Es recomendable que determines también el tiempo que vas a dedicar a cada una de esas tareas, de forma que puedas tener todo ello perfectamente controlado.

Control del tiempo

En muchas ocasiones te encontrarás con que no tienes tiempo suficiente para poder hacer frente a todos tus quehaceres diarios. Para tratar de evitar que la falta de tiempo pueda llegar a agobiarte y perjudique a tu productividad, debes medir diariamente el tiempo que empleas en cada tarea.

De esta forma podrás conocer el tiempo que empleas en cada una de ellas y podrás tenerlo en cuenta para luego planificar mejor tu jornada. Así serás mucho más productivo.

Crea tus propias rutinas

Las personas somos seres vivos de costumbres, por lo que es aconsejable que conviertas tus tareas en rutinas que hagas cada día, haciendo que se conviertan en hábitos que repitas día a día, sin saltártela.

De esta forma, también favorecerás que puedas completarlas de forma mucho más rápido. Para ello, también puede ser útil agrupar tareas similares para buscar la optimización de las mismas y seguir un proceso lógico dentro de la rutina.

Prioriza las tareas

Por otro lado, es importante que tengas presentes qué tareas aportan un mayor valor a tu negocio o empresa, con una visión ampliada que te permita conocer en qué estás invirtiendo más tiempo del que deberías y en cualquier debes prestar más atención puesto que son más importantes para la buena marcha del negocio.

Digitalización

Gracias a la evolución tecnológica, tienes la posibilidad de encontrar soluciones más eficientes para desempeñar de una mejor manera tus tareas en el trabajo. Existen infinidad de soluciones que te pueden llevar a simplificar los procesos y ser más productivo.

Recurre a estas herramientas para tratar de mejorar tu organización dentro de la oficina.

Descanso

El descanso también es una parte importante a la hora de trabajar en una oficina. Debes tomarte  un descanso, siendo recomendable que hagas paradas de entre 5 y 10 minutos cada un tiempo de trabajo, de forma que puedas estirar las piernas y descansar tu mente durante un momento.

Además, es aconsejable que aproveches los fines de semana o momentos que no trabajes para hacer tus actividades favoritas, lo más alejado posible del trabajo para poder evadirte y recuperarte mentalmente.

Organiza el espacio de trabajo

Si quieres saber cómo organizar  tu trabajo de oficina debes empezar por tu espacio laboral. Debes librarte de todos los post its y papeles que ya no te sirven y colocar cerca los elementos que utilizas más habitualmente.

También es aconsejable que orientes tu mesa para que no te distraiga lo que ocurre en otros lugares de la oficina, unos pequeños cambios que pueden

Organiza la información

Al igual que ocurre con el espacio de trabajo, es importante organizar la información. Para ello debes mejorar la estructura de carpetas dentro de tu ordenador, borrar archivos que no necesites, etcétera. Lo mismo ocurre con los archivadores físicos.

Debes procurar que toda la información que tengas a tu disposición se encuentre debidamente organizada y clasificada, ya que si está ordenada te será mucho más cómodo y rápido encontrarla.

Evita las distracciones

Si quieres ser productivo y trabajar en la oficina de forma eficaz, debes evitar las distracciones. Para ello se aconseja que apagues las alertas y las notificaciones de tu teléfono móvil, además de que evites consultar las redes sociales o las aplicaciones de mensajería instantánea o similar mientras estás trabajando.

De esta manera estarás más concentrado en tus labores y esto te permitirá conseguir los mejores resultados en tu trabajo de oficina.