Cómo trabajar de recepcionista
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El trato con el público es una de las actividades más importantes para una empresa, por esta razón el personal designado para desempeñarse como recepcionista debe cumplir con unos parámetros muy específicos.
Toda organización necesita un trato directo con sus clientes o público objetivo, para que el contacto con ellos sea mucho más eficaz y humano las empresas necesitan de recepcionistas con actitudes y aptitudes determinadas para cumplir diferentes funciones.
Si bien el contacto o seguimiento de clientes y potenciales clientes a través de medios electrónicos como el correo y las redes sociales es una opción que no se puede dejar de lado, la comunicación por vía telefónica y el contacto cara a cara es una de las características que distingue a un recepcionista de cualquier representante de servicio al cliente.
Por lo general, el recepcionista representa la imagen inicial de la empresa, es la tarjeta de presentación viviente de una organización. Por tanto, la primera impresión es muy importante para asegurar a los clientes y atrapar a los potenciales clientes o beneficiarios.
Lo más importante que debes saber si estás pensando en trabajar como recepcionista es que deberás estar siempre de cara al público. No se trata de un trabajo de oficina, aunque tengas que cumplir funciones de oficinista también, ya que tu función primordial es recibir al cliente, usuario o beneficiario de una organización.
¿Dónde puedo trabajar como recepcionista?
Muchas empresas cuentan con un recepcionista como punto focal para la segmentación de su público objetivo; incluso, es en el contacto como recepcionista donde se pueden realizar los mejores estudios de mercado, analizando el tipo de persona que se acerca a pedir información, la frecuencia con la que lo hacen, los intereses que demuestran y sus reacciones ante la información que les facilita el recepcionista.
Asimismo, las empresas que comúnmente cuentan con un recepcionista son los hoteles, restaurantes, hospitales, clínicas o cualquier centro de salud, escuelas, universidades, o cualquier centro educativo, instalaciones deportivas y recreativas, museos, organizaciones gubernamentales, empresas de servicios telefónicos y otras organizaciones de servicios o asesoramiento.
Así que si quieres trabajar de recepcionista no tendrás problema en encontrar dónde hacer, pues las posibilidades son bastante amplias porque muchas empresas requieren de esta figura dentro de sus empleados regulares.
Otro aspecto importante que debes considerar es que como recepcionista deberás mantener una actitud bastante agradable, ser considerado, respetuoso y bastante persuasivo. Sin embargo, si aún no estás convencido de que esta sea la profesión a la que te puedes dedicar, respóndete estas preguntas a ti mismo como una autoevaluación:
- ¿Te gustaría trabajar en contacto diario y permanente con la gente?
- ¿Se te hace fácil la gestión de documentaciones y el trabajo de oficina?
- ¿Puedes mantener una actitud positiva y amable frente a personas negativas y poco amables?
Si tu respuesta es sí, deberías decidirte de una vez trabajar como recepcionista; pero, por el contrario, si tu respuesta es no, debes plantearte superar tus limitaciones si en verdad quieres desempeñarte en esta área.
En este post, te explicaremos cómo formarte profesional y humanamente para trabajar como recepcionista.
¡Tú decides cuándo empezar!
Instrucciones para trabajar de recepcionista
- La formación profesional que necesitas para ser recepcionista incluye muchas áreas de estudio en función de los objetivos de la empresa u organización para la cual vas a trabajar. Por ejemplo, si vas a ser recepcionista de un hotel o un restaurante, debes inclinarte por carreras o estudios concernientes al sector del turismo y los idiomas.
- Las titulaciones que más te convendrían para trabajar como recepcionista en un hotel, restaurante o agencia de viajes son:
- Gestión en hotelería
- Turismo.
- Gestión de Alojamientos Turísticos.
- Idiomas.
- Gestión administrativa.
- En el caso de que consigas trabajo en un hotel, el cual es uno de los cargos más comunes como recepcionista, tendrás que desempeñarte en las siguientes funciones:
- Gestión de reservas.
- Formalización de visitas, entradas, salidas y recorridos.
- Tramitación de reclamaciones por parte de los clientes.
- Manejar aspectos relacionados con el cobro de los servicios.
- En el caso de que consigas un puesto como recepcionista en algún centro de asistencia de salud, bien sea una clínica o un hospital, te recomendamos que te inclines por estudiar carreras o cursos sobre nociones o prácticas afines a la medicina; como por ejemplo, enfermería, biología, primeros auxilios, farmacia o nutrición.
- Igualmente, si te interesa trabajar como recepcionista en una organización deportiva, necesitarás adiestrarte en ciertos aspectos de la actividad física, específica del área deportiva concerniente a tu lugar de trabajo.
- Por ejemplo, si trabajarás en como recepcionista para una agencia publicitaria de béisbol, no sólo debes manejar el argot de dicho deporte, sino también conocer las personalidades deportivas del área y estás actualizado respecto a las competencias y temporadas.
- En cualquier caso, más allá de contar con una titulación oficial, debes tomar como una opción más accesible la formación mediante cursos específicos, con el fin de que vayas adquiriendo destrezas propias requeridas para realizar tareas genéricas de gestión administrativa y de atención al público.
- Por ejemplo, los cursos como computación, administración, gestión de recursos humanos, manejo de software específicos, expresión oral y cortesía, son conocimientos que te irán perfeccionando en el área y puliendo como profesional.
¿Que necesitas para trabajar de recepcionista?
Como te acabamos de explicar en el título anterior, necesitarás unas aptitudes específicas para trabajar como recepcionista exitosamente. Aunque tu personalidad y trato con las personas es muy importante, puedes adquirir otras destrezas también vitales mediante la formación académica o intelectual.
A continuación, te enumeramos los requisitos esenciales para desempeñarte como recepcionista desde el punto de vista de tus competencias profesionales:
- Debes ser capaz de mantener una comunicación fluida y cordial con clientes.
- Conocer y dominar a profundidad los programas informáticos o software implementados por la organización en la que trabajarás.
- Debes ser capaz de realizar cálculos con facilidad y bajo presión.
- Necesitarás saber redactar de forma fluida, sin errores ortográficos, gramaticales. Además, adaptarte al estilo específico que requiera la empresa. Por ejemplo, si es un bufete, conocer el estilo de redacción para documentos jurídicos; si es un diario o revista, debes conocer el estilo periodístico.
- Debes tener dominio propio y manejar el estrés adecuadamente, frente a la gestión de gran cantidad de información. Para lograrlo, deberás tener tus propias herramientas o recursos nemotécnicos para el registro y la organización de la información.
- Asimismo, deberás gestionar adecuadamente tus emociones, logrando una estabilidad en tu actitud frente a clientes alterados, molestos, fastidiosos o con distraídos.
- Es indispensable mantener un buen aspecto. La limpieza y pulcritud son esenciales tanto en el vestuario como en el rostro. Por ejemplo, un buen maquillaje, estar bien peinado, perfumarse, tener buen aliento, planchar la camisa, no lucir demacrado o trasnochado, tener las uñas limpias y arregladas; son detalles muy sutiles que mejoran la imagen de la empresa proyectada en ti.
- Tiene que gustarte el área en la que estás trabajando. Por ejemplo, si eres recepcionista de un hotel tiene que gustarte la geografía, la historia, los idiomas y ese tipo de cosa, para que demuestres un interés genuino y puedas mantenerte en constante actualización en cuanto a esas áreas sin mucho esfuerzo.
- Debes tener la capacidad como profesional y como ser humano de gestionar información confidencial. Guardar secretos es importante, que profesionalmente a eso se le llama ser prudente e intuitivo.
- Siempre es importante que demuestres una buena predisposición para aprender varios idiomas, que aunque no los manejes del todo, no te intimide esa idea.
- Es imprescindible que aprendas a trabajar en equipo, manteniendo una actitud relajada y conciliadora; y si de competitividad entre compañeros de trabajo se trata, que sea sana y honesta.
Consejos para trabajar de recepcionista
- Necesitarás ser extremadamente organizado. Organizarse y concentrarse en el trabajo es vital para que puedas gestionar de varias tareas a la vez sin confundir la información. Para lograrlo, puedes disponer de algunas estrategias personales para lograr este objetivo como utilizar las notas, subrayados o resaltados, tener una libreta personal para recordatorios, contar con agendas electrónicas, utilizar colores para clasificar información e incluso configurar el móvil con diferentes tipos de repique para identificar más rápido a las personas que están llamando.
- Por otra parte, es vital que manejes muy bien el sistema de archivos queque implementa la organización para la que trabajas y hagas respaldos digitales.
- Debes estar en una actualización en el área de la tecnología constantemente, para que cuando llegue el momento de evolucionar en la empresa no te quedes atrás.
- Recuerda que necesitarás conocimientos de computación como requisito obligatorio, ya que todo recepcionista debe saber usar el correo electrónico, las redes sociales, software especializados de gestión de archivos, documentaciones, hojas de cálculo y otras operaciones de oficina.
- Así mismo, es vital que aprendas a utilizar fotocopiadoras, impresoras de varios tipos y el escáner.
- Como centro de información, es obvio que no solo tengas que manejar a detalle cualquier tipo de información, sino también que le ofrezcas a cada persona la información de manera oportuna. Esto quiere decir que deberás ser eficiente en cuanto al tiempo de trabajo y ofrecerle a las personas varias soluciones u opciones distintas ajustadas a sus necesidades.
- Deberás ser una persona de fiarse. Es decir, que se cuente contigo para lo que sea y en cualquier momento. Un recepcionista que deje esperando a los clientes o posibles clientes por largo tiempo estará perjudicando mucho a la organización.
- También es importante ser empático y saber escuchar a los demás para poder ser eficiente en el trabajo. Ser recepcionista no es solo dar información, también es necesario que escuches con cuidado para que comprendas mejor lo que necesita el cliente.
- No te fíes de tu memoria. Aunque es bueno contar con una excelente memoria para ser recepcionista, te recomendamos tomar notas como estrategia para organizarte mejor y no dejar ningún punto o actividad a realizar. Tomar notas te ayudará a cumplir al pie de la letra las instrucciones que te demande tu jefe a seguir; te sorprenderás de lo útil que es esta herramienta.
- Asegúrate de redactar los mensajes con detalles y especificaciones, al momento de tomar un recado. Asegúrate de copiar correctamente lo que la persona dijo y no agregarle o restarle información por muy irrelevante que parezca.
- Ser cortés y educado es muy importante. Responder el teléfono o atender a una persona con cortesía y amabilidad es una muestra de tu educación y profesionalismo, incluso cuando esta no te trate muy amablemente que se diga. Utiliza palabras clave como “por favor”, “gracias”, “a la orden”, “buenos días”, “que tenga feliz tarde”, “hasta pronto”, “bienvenido” y frases de ese estilo.
- El tono de voz es crucial. Un tono de voz muy bajo dificultará que los clientes comprendan o escuchen bien el mensaje. Por el contrario, un tono de voz muy elevado puede ser agresivo o grosero ante el cliente y ocasionar malos entendidos.
- Asegúrate de que tu firma sea legible al momento de que te toque recibir alguna entrega como recepcionista. Por tanto, es importante también que tengas una caligrafía legible, por si te toca dejar por escrito una nota a mano.
- Aunque te afrontes a ciertos clientes un poco difíciles, recuerda mantener una actitud positiva, optimista y alegre. No cedas a la ira, la frustración o la agresividad.
- Mantén una sonrisa en tu rostro. Sonreír es maravilloso y abre las puertas a las relaciones con emociones positivas y auras equilibradas.
- Si la organización para la que trabajarás posee un código de vestir específico lo mejor es que lo cumplas al pie de la letra. Recuerda que eres el rostro de la empresa y tu imagen será la primera impresión de la organización que se lleven los clientes.
- Busca siempre un remplazo cuando necesites ir al baño, a alguna reunión, tomar vacaciones, ir a desayunar o almorzar, etc. De esta forma, evitarás encontrarte con un cúmulo de clientes enojados y exasperados a tu regreso.
- No mezcles tus asuntos personales con tu vida laboral. Debes ser consiente que tus funciones son laborales, y aunque establezcas algunas relaciones de amistad con compañeros de trabajo debes demarcar bien el límite entre lo personal y lo profesional para evitar malos entendidos y problemas futuros. Incluyendo las llamadas telefónicas personales, el uso de correos o redes sociales propias y cosas de ese estilo.
