Cómo trabajar en Excel

Es muy sencillo para  desarrollar  este tema, a partir de  la idea  de  que  todos  conocemos  qué es  el Excel  o al menos  tenemos una noción  del  mismo. Eso nos dejaría por sentado una  serie  de  conceptos  y nos  permitiría  entrar  en  materia de una vez por todas. Sin embargo, como nuestra pretensión es llegar  a  cada  escondrijo en busca de un nuevo lector, le  proponemos  una  aclaración  sobre el Excel y  así todos  quedamos contentos.

¿Qué es  Excel?

Resulta casi impensable  que  usted no haya escuchado sobre este programa al menos  treinta o cuarenta  veces durante su vida,  en un mundo que se mueve  a través  de  aplicaciones. Si no lo ha  hecho, ahora es  el momento,  de todas  formas, como  dicen los  viejos: “más vale tarde  que nunca”

El Excel  consiste  fundamentalmente en  una hoja de cálculo a partir  de la cual se puede desarrollar todo un universo de análisis  basados  en  operaciones  matemáticas,  que  usted programa  previamente auxiliándose  de las variantes  que  ofrece  dicho programa. Estas  se representan por  iconos y se  muestran agrupadas  en  la  parte  superior de  la pantalla  de su  ordenador.

Mediante  el empleo de esta herramienta de Microsoft Office se  puede elaborar una amplia  variedad  de documentos, que abarcan, desde  un sencillo resumen de cobros  y pagos, hasta  el más  completo  y  complejo análisis estadístico.

Una manera  cotidiana de  ver  el Excel

No  hay  nada  más  parecido  al Excel que  un cuaderno de matemáticas. Pudiera  decirse  que  el  Excel  es  el cuaderno  de  matemáticas  automatizado, donde las  casillas se denominan celdas y en vez de  ser cuadradas tienen forma rectangular.

Si establecemos  una comparación notaremos que  en nuestro cuaderno digital de mates  las  operaciones no  es  necesario escribirlas más de  una vez. En cambio tenemos  la  opción de  seleccionarlas dentro de un  listado ya  predeterminado por  el programa. Este  formato podrá repetirse  tantas veces  como  usted  desee

Esto  nos permite  optimizar  el tiempo concentrándonos en el análisis que  pretendemos llevar a cabo, minimizando  las  operaciones repetitivas que  años atrás  se hacían  a mano una  y otra vez.

Ojo para  los jóvenes que  creen que  las calculadoras  son piezas  para un museo,  fue precisamente  un hombre,  cansado de  utilizar la  calculadora  quien inventó el Excel.

Una curiosidad de la historia

Dan Bricklin no era  más que  un alumno  aburrido mientras el profesor desarrollaba  una  tabla de cálculo en la pizarra. Cada  vez  que el profesor se  equivocaba  tenía que  volver atrás, borrar y reescribir  los datos, lo que  le resultaba  en extremo tedioso. Dicen  que  basta un destello  para que nazca una idea y  fue  Dan  el  iluminado  esta vez,  cuando  elaboró los  esbozos  de  la  primera  hoja  de cálculo digital, mientras  su  profesor  borraba otra  vez la pizarra.

La idea  de Dan  fue  bautizada como VisiCalc, la primera hoja de cálculo, que sin mayores pretensiones revolucionó  la  tecnología y convirtió a las  computadoras en una herramienta fundamental para los  negocios.

Un sencillo recordatorio para trabajar  en  Excel

Una de las  ventajas fundamentales que  tienen los  programas que  componen el Microsoft Office, es  su  fácil interpretación, pues el diseño de las  pantallas, las  opciones  de  fórmulas  y  operaciones   resulta cómodo para los usuarios. Basados  en  ello proponemos  un método  tan  arriesgado  como  efectivo y de este  modo lo exhortamos  a  unirse  al  grupo de los  valientes que  por tal de conocer  no tienen miedo a equivocarse.

No  hay  nada  mejor  para  aprender que  llevando  a  cabo un ejemplo práctico, aplicar los  conocimientos  de una  vez  y  adquirir la experiencia  sobre  la marcha. Por ello  ofrecemos a usted un tutorial sencillo, una guía general que  no entra  en detalles, solo le enseña  el camino, mientras  usted es libre de  tropezar con cada piedra que se encuentre.

Encuentra el Excel

Si antes  no había  entrado  en detalle, percátese que  en la  pantalla o Desktop de  su ordenador existen varias listas   desplegables, dentro de las  cuales podrá  encontrar el icono del Excel, que  consiste  en  una  hoja  cuadriculada  con una X de color verde  que  sobresale. Una  vez  ubicado  el icono solo  haga  doble  clic sobre  él  e  inmediatamente se desplegará  el  primer menú de Microsoft Excel.

Si  esta vía  le  resulta demasiado tediosa  o compleja, solo ubique  el cursor en cualquier parte de  la pantalla, pulse  una  sola vez clic, ahora con el botón  de la  derecha  de su ratón,  y verá  que  se despliega  una  ventana. Marque  dentro de la lista la  palabra “nuevo” y se desplegará  otro  listado donde seleccionará “documento Excel”

Una  vez abierto el programa aparecerán  en la pantalla  una serie  de plantillas predeterminadas  que  podrían  servirle para  el análisis que  usted desee hacer, si el  mismo se ajusta  a los requerimientos  que  ya han sido programados. Si de otro  modo usted desea dejar  abierta  todas las posibilidades, le recomendamos escoger la  opción de “Libro en blanco” que le ofrecerá  un libro de cálculo totalmente  virgen, con todas  las  opciones  para que  usted  las programe  a  su antojo y  con las  celdas iguales a  las  de ese  cuaderno de matemáticas del que  tanto  hemos  hablado.

Algo importante a  considerar

Un aspecto importante a la hora de entender  cómo trabaja el Excel es  diferenciar  las celdas de los  valores, pues el Excel  basa  sus  operaciones en  las celdas, cuyo contenido procesa independiente mente de que  el mismo pueda  variar. Esto, dejos de  ser un problema  está  considerado una  de sus mayores  ventajas, pues nos  evita los cálculos  repetitivos ahorrándonos  así  tiempo y trabajo, dos  tesoros  de nuestra  sociedad  actual.

Por ello, demos  las gracias  a Dan y  a tantos  otros, tome su ordenador usted que  ya está  inspirado y  aprenda  a trabajar con Excel de una buena vez, siempre con el precepto por delante de  que  “el conocimiento es para nosotros, la única propiedad  que  solo trae  beneficios”.