Trabajar como Asistente Administrativo – Que necesitas saber
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No todos conocemos esta profesión o al menos no la conocemos como se ha ido transformando desde su origen hasta la actualidad. Básicamente, un asistente administrativo es el nombre o cargo que ha sustituido al de Secretaria.
Un asistente puede tener dos trabajos: asistente administrativo o ejecutivo. En el caso de los asistentes ejecutivos, únicamente se trabaja para una sola persona, es decir, un asistente de tipo personal para un jefe, por ejemplo.
Un asistente administrativo se encarga de trabajar para una empresa, grupo o conjunto de personas y al que se le asignan labores de tipo administrativas como la redacción de documentos o la organización de estos, así como diferentes tareas que se le pueden asignar sobre la marcha e incluso atender al público, recibirles de manera cordial y despedirles de igual manera.
En este artículo te diremos qué necesitas para ser un asistente administrativo en España y te daremos algunos consejos o trucos que nos parecen indispensables para que seas un buen asistente ejecutivo en nuestra guía paso a paso.
Nos interesa recalcar la importancia que tiene este trabajo para una empresa, aunque no lo parezca siempre… ¡Comencemos!
Que Necesitas
Hay un aspecto que es bastante curioso en este trabajo: técnicamente un secretario y un asistente administrativo son lo mismo, por lo que puedes comenzar los estudios para trabajar en este puesto de dos maneras:
- La primera opción es que estudies el Técnico en Gestión Administrativa que es un ciclo. Debes saber que la diferencia entre estudiar esto y el Secretariado es que esta opción es un poco menos de atención al cliente y más centrada en la organización y preparación de archivos, es decir, es meramente administrativo. Incluso tiene un componente financiero que se imparte en el caso en el que tengas que gestionar alguna operación contable no muy importante, es decir, algo menor. Recuerda: un asistente administrativo es en muchas ocasiones un jolly para una empresa porque es capaz de hacer muchas cosas que el resto no.
- Como segunda opción tienes la de obtener el título de Técnico Superior en Secretariado el cual no es muy extenso ni complejo y que tiene una duración que ronda entre las 13000 horas y las 18000 horas. Debes saber que la duración del curso puede variar según el centro de estudio en donde te apuntes.
Asimismo, según el centro de estudio donde decidas estudiar, podrás tener la opción de estudiar de manera presencial o no-presencial/en línea. Igualmente, el precio también puede cambiar, pero esto tampoco debe ser una diferencia abismal entre un lugar de estudio y otro.
Por ello, hemos decidido dejarte una lista de centros de estudio en donde podrás consultar diferentes datos como el precio -cuando está disponible- la titulación que se otorga (nombre exacto) y el tiempo de estudio, así como teléfonos y datos de contacto para que no pierdas ni un segundo:
Debes saber que existen también una serie de habilidades que se le pueden agregar a un asistente administrativo para su CV, entre ellas tenemos:
- Idiomas
- Conocimientos de contabilidad o cálculo básico.
- Conocimientos del ordenador: manejo de Office [Word, PowerPoint y Excel] y de los correos electrónicos.
Es imprescindible que, si quieres trabajar para el Estado, debas prepararte para las oposiciones pertinentes. En la guía paso a paso haremos una especie de simulacro de una trayectoria profesional de un asistente administrativo.
Instrucciones
Trabajar como Asistente Administrativo – Guía paso a paso
Como ya te hemos comentado hasta el momento, un asistente administrativo no es más que un nombre moderno que se le ha dado al de Secretario. Sin embargo, junto con el nombre nuevo, se le han aumentado las expectativas laborales y se ha convertido en una profesión más técnica de lo que era en el pasado.
En esta guía paso a paso veremos cómo puede evolucionar la trayectoria profesional de un asistente administrativo desde sus inicios hasta que alcance el mayor puesto posible a través de oposiciones para el Estado:
- Debes graduarte como Técnico en Gestión Administrativa para poder comenzar el proceso de ejercicio de la profesión. Como ya hemos anticipado, el Técnico en Secretariado es también otra opción, pero sales mejor preparado estudiando la primera de ellas.
- Una vez que hayas terminado tus estudios, deberás buscar insertarte en el mundo laboral. Recuerda que las claves de un buen CV es que seas conciso y directo, así como simple.
- Probablemente consigas un trabajo que no es la gran cosa respecto a tus aspiraciones, pero siempre debe haber un punto de partida y el tuyo como asistente administrativo será ese.
- Ganarás experiencia y podrás comenzar a prepararte para las oposiciones. Éstas se componen de la siguiente manera: Teórico: se subdivide a su vez en dos partes que se conforman de la siguiente manera: Una primera parte: 60 preguntas que pertenecen al bloque 1. 30 preguntas del total son de carácter psicotécnico. Una segunda parte: son 30 preguntas que pertenecen al denominado bloque 2. Práctico: aquí se evalúan las habilidades de procesar textos, hojas de cálculo (Excel) e incluso la detección de errores de ortografía.
Con algo de suerte y mucho esfuerzo, lograrás obtener una plaza a través de las oposiciones y podrás trabajar para el Estado, lo que sería uno de los mejores acomodos laborales para un asistente administrativo.
Entre tanto, debes saber que hay una serie de comportamientos o aptitudes que debe tener un asistente administrativo:
- Ser honesto como pilar: cuando tienes un trabajo en donde manejas muchos documentos importantes, es necesario que apliques la ley de cuentas claras.
- Disponibilidad y amabilidad: si bien es imprescindible que seas buen trabajador, también debes ser una persona con disponibilidad al máximo y amabilidad en su trato tanto con los clientes como con los jefes.
- Comunicación positiva: una buena comunicación con los jefes es necesario para poder lograr una buena relación jefe-cliente-departamentos.
- Organización: es fundamental que un asistente administrativo tenga que tener y seguir un orden que le permita estar siempre al tanto de lo que hace y no hace. Ayuda en el ser eficaz y no tener problemas con cualquier cosa que se pueda presentar.
- Respeto, ante todo: desde el jefe hasta el cliente, un asistente administrativo debe tener un comportamiento ejemplar con cada una de las personas que trata en el ambiente laboral.
Consejos
Como ya te hemos anticipado en la parte primera de lo que necesitas para ser asistente administrativo, es bueno que complementes todo lo que ya tienes con algunas habilidades como las siguientes:
- Idiomas: en primer lugar, el inglés. Luego puedes aprender otros idiomas como el alemán, el italiano o el francés -depende del lugar en donde estés y lo que quieras-.
- Tener el carné de conducir: aumenta tus probabilidades de cara al CV.
- Complementa tu formación con cursos sobre contabilidad o administración. Asimismo, hay cursos incluso sobre organización de archivos.
En fin, esperamos que este artículo te haya sido de mucha ayuda, que hayas aprendido y que te haya entretenido su lectura… Ahora ya sabes todo lo que necesitas y cuáles son los pasos para convertirte en un excelente Asistente Administrativo.
